テレワークに生産性向上をもたらすWeb会議のマナーとは?│新人研修コラム

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テレワークに生産性向上をもたらすWeb会議のマナーとは?


Web会議がもたらすメリットを得る条件とは?

Withコロナ時代の感染症防止として急激に普及したテレワーク。その本質は地震や台風まで含め、もし有事に見舞われても、凌いでいけるように生産性向上&コスト削減を図っておく、BCP(事業継続計画)施策であると言われています。そしてテレワークの推進に不可欠なコミュニケーション手段が、Web会議です。
Web会議による生産性向上&コスト削減効果を、具体的に挙げてみます。
 ・交通費・宿泊費の節約
 ・会議の所要時間の短縮
 ・場所を問わない情報共有で意思決定のスピードの向上
 ・多様な働き方の実現によるモチベーション向上
ただしこれらのメリットはシステムを導入しただけだと、得ることはできません。Web会議の利点を活かすためのマナーが求められるからです。

Web会議ならではのマナーとは

Web会議のマナーには大きく分けますと、環境を整える事前準備、表示画面の映り方、そしてコミュニケーションという3つの要素があります。例えば初対面のお客様とWeb会議を行う場合は、実りある商談に向けて信頼関係を築く必要があるため、なるべく好印象でスタートしたいものです。

ここでWeb会議ならではの注意点があります。
お客様とは画面越しで接することになるため、「映り方」が問題になってきます。逆光で薄暗い顔が、極端なアップで、しかも見下すような視線で登場したら、お客様はどんな第一印象を持つでしょうか。「意思決定のスピードの向上」が、特に求められる商談場面において、いきなりマイナスからスタートしてしまっています。
「環境を整え」「表示画面の映り方」を見栄え良くする、Web会議マナーを身に付ける必要がある訳です。

Web会議マナーの土台はビジネスマナー

環境を整える事前準備の中で、最もダイレクトに生産性向上に繋がる要素としては、「時間」が挙げられます。Web会議では40分〜50分を目安に、話をまとめるのがセオリーであるため、まず事前に会議の要点をまとめておくようにします。
ではどうすれば要点をまとめられるでしょうか。
結論から伝え、その後、理由や経緯の詳細を分かりやすく伝える
このビジネスマナーの基本ができていなければ、Web会議マナーは成り立たないということです。 またWeb会議の話し手がちゃんと要点をまとめていても、 聴く側が相手の話を遮ったり、 言葉を被せてきたらどうなるでしょうか。 リアルでも揉める原因になりますが、 Web会議では明らかに違和感が倍増します。
相手の話は最後まで聴くという、 これまたビジネスマナーの基本中の基本が問われる訳です。

ビジネスマナーはいつ教えるべきか

このようなビジネスマナーを怠る人や、 できない人がWeb会議にいると、 Web会議の進行は十中八九、グダグダになってしまいます。 また議題が意思決定に至るには、 提案相手に対する気配りが絶対必要条件になります。 相手を尊重し、相手のために行う行為だからこそ、 合意は得られるからです。 これらビジネスマナーにおける、 イロハの「イ」が身に付いていないと、 Web会議システムの活用によるメリットは得られません。

さて、問題はこのスキルをいつ身に付けてもらうかです。
年配の社員で悪い習慣が体に染みついている人は、 駄目だとわかっていても直すのに苦労するものです。 鉄は熱いうちに打てといわれますが、 やはり柔軟性のある新入社員のうちに、 仕込んでおくのが得策と思われます。