新入社員に教えておきたいビジネスEメールの送信マナー│新人研修コラム

メールはTO、CC、BCCを使い分けて送る

メールの宛先には、TO、CC、BCCの3種類があります。
ところがLINEなどのSNSで連絡を取っている学生のうちは、 そもそもこの機能自体を知らなかったりするものです。 よくわからないまま宛先を入れ間違えると、個人情報の漏洩などを起こしかねません。 マナーだけでなく、コンプライアンスにも反するため、 正しい「送信」の仕方を、しっかり教えておく必要があるでしょう。

TO

CC

メールのやり取りを把握しておいて欲しい上司などのメールアドレスを入れる欄です。 返信を求める時には使いません。
CCで送った相手は、他にTOとCCで送ったメールアドレスを確認できますが、 BCCで送ったメールアドレスは見ることができません。

BCC

相互に面識の無い複数の相手に同じメールを送る際に、 メールアドレスを入れる欄です。顧客への一斉配信などに用います。
BCCで送った相手は他にTOとCCで送ったメールアドレスを確認できますが、 BCCで送ったメールアドレスは見ることができません。

使い分け

TOとCCに機能的な違いはなく、「特に内容を伝えたい相手かどうか、 返信が欲しい相手かどうか」という、意図の違いを示すだけのものです。 一方、BCCは他の送信先に対してアドレスを隠すという重大な機能を果たします。
BCCで送るべき相手をTO、CCで送ってしまうと大変な問題となりますので、 まずは認知した上で、送信に際しては十分な注意しましょう。

添付ファイルの注意点

メールではファイルを添付して送信できますが、 そのファイルが受信者に迷惑をかけたりしないかどうか、 メールを送る前に注意するポイントをご紹介します。

ウイルス対策は万全に

添付したファイルがウイルスに感染していた場合、 個人情報や営業上の機密情報などが外部に漏れるなど、 個人の問題では済まない事態に陥ります。 後でウイルスを駆除すれば済む話ではありません。 テレワークの普及が進む中、ウイルス対策ソフトの更新など、 セキュリティに万全を期す必要性は、より高まってきています。

閲覧可能なファイル形式か

添付するファイルを作成したソフトが、相手のパソコンに入っているとは限りません。 フォトショップ、イラストレーターなどで作成した画像データ(.ps/.ai)は要注意です。
逆に下記のファイル形式であれば、概ね閲覧することができます。

• JPEG画像ファイル(jpeg/jpg)
• Word文書(doc/docx)
• Excel文書(xls/xlsx)
• PDFファイル(pdf)
• テキストファイル(txt)

相手のメールサーバで受信できる容量が制限されている場合がありますので、 大容量のデータを送る場合は確認をとる必要があります。 大容量のデータ、あるいは数多くのファイルを送信するなら、 圧縮して受信しやすくするのは常識的なマナーです。 なお添付ファイルの容量は3MB程度が上限と考え、 それを超える場合はオンラインストレージサービスなどを利用しましょう。

ファイルを添付している旨を記載する

その他のEメールマナー

急用にメールを使わない

件名はRe:で返信するのが基本

ビジネスEメールは決まりごとが少ないからこそ悩みがち