新入社員に教えておきたいビジネスEメールの送信マナー│新人研修コラム

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新入社員に教えておきたいビジネスEメールの送信マナー

ビジネスEメールについては、「社会人のビジネスマナー、最低限知っておきたい基本を紹介」で、
件名および宛名→挨拶→名乗り→本文→結び→署名という、 基本構成に沿った書き方をご説明しました。
それとは別に「送信」の仕方についても、新入社員が実際にメールを使い始める前に、 予め教えておきたいマナーをご紹介します。

メールはTO、CC、BCCを使い分けて送る

メールの宛先には、TO、CC、BCCの3種類があります。
ところがLINEなどのSNSで連絡を取っている学生のうちは、 そもそもこの機能自体を知らなかったりするものです。 よくわからないまま宛先を入れ間違えると、個人情報の漏洩などを起こしかねません。 マナーだけでなく、コンプライアンスにも反するため、 正しい「送信」の仕方を、しっかり教えておく必要があるでしょう。

TO

メールに記載した内容について対応を求めたり、 返信をして欲しい相手のメールアドレスを入れる欄です。 「あなたに送っています」という意思表示になります。
TOで送った相手は、他にTOとCCで送ったメールアドレスを確認できますが、 BCCで送ったメールアドレスは見ることができません。

CC

メールのやり取りを把握しておいて欲しい上司などのメールアドレスを入れる欄です。 返信を求める時には使いません。
CCで送った相手は、他にTOとCCで送ったメールアドレスを確認できますが、 BCCで送ったメールアドレスは見ることができません。

BCC

相互に面識の無い複数の相手に同じメールを送る際に、 メールアドレスを入れる欄です。顧客への一斉配信などに用います。
BCCで送った相手は他にTOとCCで送ったメールアドレスを確認できますが、 BCCで送ったメールアドレスは見ることができません。

使い分け

TOとCCに機能的な違いはなく、「特に内容を伝えたい相手かどうか、 返信が欲しい相手かどうか」という、意図の違いを示すだけのものです。 一方、BCCは他の送信先に対してアドレスを隠すという重大な機能を果たします。
BCCで送るべき相手をTO、CCで送ってしまうと大変な問題となりますので、 まずは認知した上で、送信に際しては十分な注意しましょう。

添付ファイルの注意点

メールではファイルを添付して送信できますが、 そのファイルが受信者に迷惑をかけたりしないかどうか、 メールを送る前に注意するポイントをご紹介します。

ウイルス対策は万全に

添付したファイルがウイルスに感染していた場合、 個人情報や営業上の機密情報などが外部に漏れるなど、 個人の問題では済まない事態に陥ります。 後でウイルスを駆除すれば済む話ではありません。 テレワークの普及が進む中、ウイルス対策ソフトの更新など、 セキュリティに万全を期す必要性は、より高まってきています。

閲覧可能なファイル形式か

添付するファイルを作成したソフトが、相手のパソコンに入っているとは限りません。 フォトショップ、イラストレーターなどで作成した画像データ(.ps/.ai)は要注意です。
逆に下記のファイル形式であれば、概ね閲覧することができます。
相手のメールサーバで受信できる容量が制限されている場合がありますので、 大容量のデータを送る場合は確認をとる必要があります。 大容量のデータ、あるいは数多くのファイルを送信するなら、 圧縮して受信しやすくするのは常識的なマナーです。 なお添付ファイルの容量は3MB程度が上限と考え、 それを超える場合はオンラインストレージサービスなどを利用しましょう。

ファイルを添付している旨を記載する

ファイルを添付することはメール本文に記載した上で、内容もわかるようにします。

例:システム開発に関しまして下記2点を添付いたしますので、ご確認ください。

その他のEメールマナー

急用にメールを使わない

急な連絡、特に返答が必要な場合の手段としてメールは不適切です。 すぐに読んでくれるとは限らないものであるため、 相手に返信を急がせるのはマナーに反します。電話など代替の手段を使いましょう。

件名はRe:で返信するのが基本

返信する際はひと目でそうとわかるように、Re:で返すほうが確実です。 しかしやり取りを重ねているうちに、話題や要件が変わることもあります。 その時は話題に併せて件名を変更します。 後で内容を確認したい時などに、件名と話題は一致しているほうが助かるからです。

ビジネスEメールは決まりごとが少ないからこそ悩みがち

ここに挙げたのはビジネスEメールのマナーとして、ごく一般的に唱えられている内容です。しかし紙の文書ほどルールが定まっている訳ではないため、ベテランでも悩みながら書いている方は少なくありません。
ビジネスシーンに則した例題を用いて、実践的に落とし込むビジネスEメール研修により、習得度を高めるのも一手です。

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