社会人のビジネスマナー、最低限知っておきたい基本を紹介│新人研修コラム

ビジネスマナーは社会人への第一歩ともいえる重要な要素です。正しいビジネスマナーが身についていれば、一緒に仕事をする相手と円滑に信頼関係を築くことができます。新入社員の皆さんはもちろん、ビジネスマナーに不安を持っている方にも役立つ、あらためて知っておきたい基本のマナーを紹介します。
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社会人としての最低ルール編

服装は清潔感を大切に

社会人として知っておきたい基本マナーの1つに、身だしなみの清潔感があります。外見の印象は初対面の人に対する評価に大きな影響を与えます。ひいては会社への評価にもつながるため、決しておろそかにはできません。 相手に不快感を与えることのないよう、服装や頭髪は清潔に保ちましょう。
スーツのシワやシャツのシミ、汚れた靴などは厳禁です。女性ではメイクやネイル、男性ではヒゲにも留意しましょう。服や靴、ネクタイなどのアイテムを複数用意して、ローテーションして使えば傷みも最小限にできます。クリーニングやアイロンも適切に利用しましょう。

気持ちのよい挨拶は基本

挨拶はビジネスの基本ともいわれます。ハキハキとした明るい挨拶は職場の同僚や上司、そして取引先に好印象と安心感を与え、仕事をスムーズに進めるきっかけになります。相手からの声がけを待つのではなく、自分から率先して挨拶しましょう。 お辞儀をする場合は背筋を伸ばして腰から上を傾けます。軽い会釈なら15度、通常の挨拶では30度、謝罪するときは45度まで頭を下げましょう。

時間厳守！遅れるときには必ず連絡を

時間厳守はプライベートにおいても大切なマナーですが、ビジネスでは特に重要です。時間の損失は利益の損失に直結します。取引先との会合に遅れれば、相手の時間を無駄にすることになり、自分と企業の信用を下げてしまいます。
自分の努力では避けられないアクシデントが起きた場合、遅れる可能性が出てきた時点ですみやかに連絡を入れましょう。丁寧に謝罪してから状況を伝えます。具体的な到着見込み時間を必ず伝えることも重要です。あわせて上司に報告することで、より適切な手を打てることもあります。

報告・連絡・相談を確実に

報告・連絡・相談は「ホウレンソウ」とも呼ばれ、社内業務を円滑に進めるための基本マナーとして広く浸透しています。企業の業務には通常複数の人間が関わるため、こまめなコミュニケーションが欠かせません。 「ホウレンソウ」のポイントは、結論から話すことです。理由や経緯は結論の後に伝えます。
上司など多忙な人に「ホウレンソウ」をする場合は、相手の都合に配慮することも大切です。「今お時間よろしいでしょうか」などのクッション言葉を上手に使いましょう。口頭で指示を受ける場合は必ずメモをとります。要点を復唱すると、ミスを防ぎやすくなります。

ビジネスシーン編

名刺交換にもマナーがある

名刺交換は、ビジネス開始時に必ず行われる重要な儀式です。第一印象にも大きく影響するため、しっかりマナーを身につけておく必要があります。 自分の名刺を名刺入れの上に重ねて持ち、胸の前に構えます。受け渡しは両手で行うことが基本です。同時交換をする場合は、右手で渡し、左手で受け取ります。座ったまま、あるいはテーブル越しに名刺交換をすることや、ポケットなどから出した名刺を渡すことはマナー違反です。
名刺の文字が相手にとって上下逆にならないように配慮することも大切です。相手が格上だった場合は、名刺の位置を相手よりも低くすると謙虚さが伝わります。氏名や役職の部分に触れないようにして持ち、着席後はテーブルや名刺入れの上に置きましょう。

上座・下座に気をつけよう

会議室や応接室、宴会場など複数の人が集まる席には、席次マナーがあります。基本的に、入り口からもっとも遠い席が上座、もっとも近い席が下座です。立場や役職の格に従って、マナー通りに着席しましょう。客先を訪問して会議室などに通された際、勧められる前に上座に着くことはマナー違反です。 4人がけのテーブルでは入り口の反対側奥が上座に当たりますが、6人がけの場合は反対側の真ん中が上座です。窓や空調設備の位置などによっても上座にふさわしい場所は変わります。
タクシーの場合は運転席の真後ろが上座です。後部シートの左側、真ん中と続き、運転席の隣が下座に当たります。エレベーターでは操作盤の前が下座です。席次マナーについては取引先や上司の意向もくみながら柔軟に対応することが求められます。

エレベーターでは率先してボタンを押す役を

エレベーターでは、取引先や上司よりも先に乗降することはマナー違反です。乗るときは、入り口で「開」ボタンを押して取引先や上司を先に案内します。最後に自分が乗り、操作盤の前に立ちましょう。ドアの開閉係を率先して務めると好印象です。降りるときは「開」ボタンを押して全員が降りるまで待ちます。 階段やエスカレーターでは転落などのアクシデントに備えるため、取引先や上司よりも高い位置に立たないことが基本のマナーです。上りでは最後尾、下りでは先頭に立ちます。状況によって適切な立ち位置は異なるため、臨機応変に行動することが大切です。

訪問先では特に相手に失礼のないように

ここでは、他社を訪問する際のマナーについて解説します。
・コートとカバン
コートについたホコリや汚れなどを他社に持ち込むことを防ぐため、ビルに入る前にコートを脱ぎ、外面が内側にくるように折りたたんで腕に掛けます。
コート掛けがあっても勝手に使わないことがマナーです。案内された椅子の横か足元にカバンを置き、その上にコートを乗せましょう。
・待機時間
勧められた椅子に浅く腰掛け、先方担当者が来たらすぐに立ち上がって挨拶ができるようにスタンバイします。
必要な書類や名刺をカバンから出して準備しておきましょう。
・飲み物
訪問先で出されたお茶などは、先方担当者が口をつけるか勧められた後に飲むことが鉄則です。上司に同行している場合は、上司が口をつけた後に飲みましょう。

電話応対編

電話は3コール以内にとる

基本的に、電話は3コール以内にとることがマナーです。相手を待たせることがないよう、できるだけすみやかに電話口に出ましょう。3コール以内に出られなかった場合は、「お待たせいたしました」の一言を添えます。
電話応対の詳細は、通常社内ルールで定められています。
第一声については「お電話ありがとうございます。株式会社〇〇でございます」というパターンが一般的です。個人情報流出を防ぐため、第一声で個人名を名乗らないケースも増えています。

初めて話す相手でも「いつもお世話になっております」

電話の相手が自分にとって初めて話す人だったとしても、「いつもお世話になっております」と言うことがビジネスの慣習です。電話では相手の姿や表情は見えませんが態度は自然に伝わってしまうため、普段よりも明るいトーンを心がけてはっきりと丁寧に話しましょう。先方にとっては、電話口に出た人が企業の代表者です。電話対応の悪さで企業の印象を損ねることのないよう、注意する必要があります。

保留は30秒程度まで

電話を近くにいる人に取り次ぐ場合でも、保留を使うことがマナーです。相手を長く待たせることを防ぐため、保留時間は30秒程度にとどめます。その場での対応が難しい場合はすみやかに電話口に出て、こちらからかけ直すなどの対応をとりましょう。 電話が来たタイミングで30秒以上の保留が予想される場合は、折り返し電話をすることを伝えて保留を使わないほうが好印象です。電話をかける時間を決めておくとトラブルを防ぎやすくなります。

メモはわかりやすく残そう

担当者の不在時に電話があったことをメモに残す場合は、要点をわかりやすくまとめます。「いつ、誰から、何について」の電話があり、「誰が、どのように応対したのか」は最低でも必要な情報です。誤解を防ぐため、文字は丁寧に書きましょう。 担当者が戻ったら電話の件を口頭でも伝えるようにすると、連絡ミスを防ぎやすくなります。個人情報保護の観点から、担当者が不在でも電話の相手に連絡先などを不用意に伝えることは避けましょう。

Eメール編

件名は端的に

ビジネス用Eメールの書き方にはルールがあります。メールの内容が一目でわかる件名をつけることも、その1つです。1日に大量のメールを受け取る人もいるため、件名だけで内容がわかるメリットは小さくありません。「記号を使って会社名やプロジェクト名を強調する」「具体的な日付や要点を記載する」といった方法を賢く利用しましょう。

宛名→挨拶→名乗り→本文→結び→署名の流れが一般的

ビジネスメールは、宛名→挨拶→名乗り→本文→結び→署名という構成になるケースが一般的です。
・宛名
宛先が個人なら、宛名は「会社名、部署名、役職、氏名」とします。会社名および部署名で改行し、氏名のみに敬称をつけます。不明な場合は「担当者様」としましょう。個人宛ではない場合は、「御中」を使います。
・挨拶と名乗り
「お世話になっております」などの挨拶の後に、自分の所属と氏名を記載しましょう。
・本文
本文を記載します。長文にならないように読みやすくまとめることが大切です。
・結びと署名
「よろしくお願いいたします」などの結びの言葉と署名を入れます。署名には通常、「会社名、部署名、氏名、会社の住所、電話番号、メールアドレス、公式サイトのアドレス」といった項目が盛り込まれます。メールの署名機能を上手に活用しましょう。

返信はなるべく1営業日中に

取引先からのメールには、1営業日以内に返信することがマナーです。返信が遅れると、「メールに気づかなかったのではないか」「後回しにされたのではないか」といった不安や不信感が生じかねません。 すぐに回答することが難しい内容でも、メールを確認したことをすみやかに知らせることが大切です。取引先とのコミュニケーションツールはEメールだけではないため、相手に合わせて電話やFAX、ビジネスチャットなどを使うことも検討しましょう。

社会人のマナーは相手を思いやるということ

社会人のマナーは、一緒に働く仲間や上司、取引先を思いやるためにあるといっても過言ではありません。多種多様なバックボーンを持つ人同士が気持ちよく仕事をするために、長年かけて積み上げられてきたマニュアルがビジネスマナーです。 新入社員が取引先の信頼を失ったり、企業のイメージダウンを引き起こしたりすることを防ぐうえでもマナーは有効です。マナーを身につければ周囲との信頼関係が築きやすくなり、業務を円滑に進めることにもつながります。 マナーは一朝一夕で身につくものではありません。慣れるまでに時間がかかることも多く、記事を読んだだけではなかなか実行できないことも多いでしょう。
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