頻発！OJT最大の難関とは？｜OJT研修コラム
新入社員のOJT担当者には、教えやすい仕事と教えにくい仕事があります。教えやすいのは自分一人で完結できる仕事です。指導を任せようと思える社員であれば、常日頃から、自信を持って取り組んでいるものだからです。目的をしっかり捉えて、なぜそうすればうまくいくのかも、わかっています。
しかしながら、そんな社員でも、うまく指導できずに思い悩む、教えにくい仕事があります、関連部署との連携です。特に営業職などは、受注したら後工程の部門に、何らかのお願いごとをしなければいけません。
そこで不備や粗相を犯し、「どんな指導をしているんだ」と、クレームが入るわけです。
そもそもバリューチェーンを運営する上で、ミスや目詰まりがよく起こるのは、後工程との繋ぎ目だと言われています。経験を積んだ社員でも、他部門との連携は、一筋縄ではいかないものだと言うことです。新入社員であれば、なおさらでしょう。
例えば、受注生産する商品を扱っている会社の新人営業が、指導の甲斐あってモノになり始め、見事に初受注を取ってきたとします。次は社内の生産部門に、対応をお願いするわけですが、そこで何のミスもなく、ことを進められるでしょうか。正直、お小言なしで済むほうが、珍しいと思われます。
では部門間の連携を、どうやって新入社員に教えればいいのでしょうか。
まず必要なのは、経験を積んだ社員でも、しくじらないように注意しながら進めている仕事であるという現実を、指導する側もされる側も、しっかり認識しておくことです。
部門ごとに各々の事情があり、それも状況によって変化します。それらを全て、互いに共有できている組織など、まずあり得ません。自己完結できる仕事を覚えるのと、同じ要領でやろうとすること自体が、そもそもの間違いなのです。
他部門と絡む際の手続きとして、提出が求められる書類などルールが、どこの会社にもあると思います。ただしその通り処理するだけでは済まないことが、山ほどあるのだと、新入社員にちゃんと言い含めておくのです。
ここで注意しなければいけないのが、昨今若手の社会人は、何をすればいいか不明確なことに、不安や不満を感じがちな傾向があることです。要は「じゃあどうすればいいんだ」と、憤りを感じてしまったりするわけです。
そんな新入社員に、不確定要素が多い部門間の連携をこなすコツとして、「後工程はお客様」というスタンスを、示してみてはどうでしょうか。これはバリューチェーンの構築や運営に必要な心構えとして、よく知られているフレーズです。
実践に向けてはまず、報連相をしっかり叩き込む必要があります。新入社員にはまず業務知識を詰め込まないと話が始まらないため、ＯＪＴ担当者はつい、それが全てのような錯覚に陥りがちです。そのせいで社会人としてのコミュニケーションとは何たるかを、ちゃんと教えられていないケースは、珍しくありません。
結果として任せた作業の進捗の報告がないため、ＯＪＴ担当者の側から、いちいち確認を入れざるを得ない状況に陥ります、他部門とそんな仕事の進め方をしていたら、エラーが発生するのは当然でしょう。
他部門に仕事をお願いすることになりそうなら、即座に電話などで、その旨を伝えて、心積もりをしておいてもらうとか。手続きの書類が期日に遅れそうなら、その可能性を感じた段階で、潔くお詫びを兼ねた報告と相談を行うとか。そんな配慮ができるようになるために、まず部署内の業務を習得するためのやりとりを通じて、自発的な報連相をできるように仕込むのです。さらに同時進行で、実際に他部門との打ち合わせなどに参加させましょう。「やってみせ、いってきかせて、させてみて、ほめてやらねば人は動かじ」という、山本五十六の教えの中でいえば、「やってみせ」の領域です。
そうやって面識を図っておいた上で、まだＯＪＴ期間中なので指導育成に協力してもらうよう、関連部署に根回しできていれば、クレームも起こりにくくなるはず。部門間の連携という難関を、社会人としてのコミュニケーションを身につけるための、良いきっかけとして活かそうとすることで、突破できる可能性は、自然と高まっていくはずです。
■コラム：これが必要最低限！手っ取り早くて有効なOJT ■コラム：今すぐやめよう！こんなOJTは時間の無駄 ■OJT研修のカリキュラムについて ■日程/会場について
